In unserer Beratungspraxis unterstützen wir regelmäßig in IT-Projekten, die von allen Beteiligten zwar hoch motiviert begonnen wurden, in deren Verlauf sich jedoch das Verhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer aus verschiedensten Gründen so verschlechtert hat, dass ein für alle zufriedenstellendes Ergebnis kaum noch zu erreichen scheint.
Ein Blick in den zugrundeliegenden Vertrag – wenn es ihn als lesbares Dokument überhaupt gibt – zeigt in diesen Fällen oft, dass die Geschäftspartner, aus welchen Gründen auch immer, Leistungen und Eckpunkte der Leistungserbringung nur rudimentär festgelegt haben.
Doch wohlüberlegte, klare und verlässliche Vereinbarungen schützen den Erfolg Ihrer IT-Projekte und können das Verhältnis zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern stärken, auch im Konfliktfall. Denn Klarheit und Verlässlichkeit, gerade in schwierigen Situationen, schaffen Vertrauen.
IT-Verträge schaffen Klarheit, nicht Misstrauen
Ein guter IT-Vertrag ist kein Zeichen von Misstrauen, sondern ein Werkzeug zur Klarstellung. Er bringt Sie und Ihren Geschäftspartner dazu, die richtigen Fragen zu stellen und sorgt dafür, dass beide Seiten dasselbe Verständnis von dem IT-Projekt haben.
Was genau soll geliefert werden?
Welche Ressourcen werden benötigt?
Wie ist das Ziel zu erreichen?
Bis wann?
Zu welchem Preis?
Diese Fragen erscheinen trivial, eine genaue Auseinandersetzung mit ihnen durch beide Geschäftspartner führt jedoch zu besseren Ergebnissen – unabhängig davon, ob später Streit entsteht oder nicht. Denn klar ist auch: Diese Fragen bergen in der Praxis erhebliches Konfliktpotential. Ohne konkrete und genau auf Ihr gemeinsames Ziel formulierte und dokumentierte Vereinbarung hat jeder seine eigene Vorstellung davon, was geschuldet ist. Und beide Seiten fühlen sich im Recht. So geht Vertrauen verloren.
IT-Verträge: Konkrete Leistungsbeschreibung ist entscheidend
In IT-Projekten ist Klarheit über den Leistungsinhalt und die Leistungserbringung besonders wichtig. Was bedeutet es konkret, wenn ein Dienstleister eine „Cloud-Lösung für die Datenverwaltung“ implementieren soll? Soll die Lösung individuell entwickelt werden oder soll eine bestehende Standardsoftware beschafft werden? Welche Funktionen soll die Datenverwaltung umfassen und welche nicht? Sind Anpassungen mittels Parametrisierung oder auf Quellcode-Ebene erforderlich? Welche Ihrer Systeme sollen angeschlossen werden? Welche Cloud-Infrastruktur soll genutzt werden? Soll das Hosting intern oder extern erfolgen? Welche Wiederherstellungszeiten sollen gelten? Wie werden Backups gehandhabt? Welche Sicherheitsfunktionen sollen implementiert werden? In welchem Umfang ist die Lösung skalierbar?
IT-Verträge unterstützen in schwierigen Situationen
Geschäftsbeziehungen können sich ändern. Ihr Ansprechpartner beim Dienstleister wechselt das Unternehmen, Ihr Geschäftspartner verkauft seine Firma. Plötzlich verhandeln Sie mit Menschen, die bei den ursprünglichen Gesprächen nicht dabei waren und sich an nichts erinnern können.
Auch technische oder organisatorische Probleme können auftreten: Projekte verzögern sich, die Anforderungen ändern sich, Budget-Engpässe entstehen. In solchen Momenten ist ein guter IT-Vertrag eine gemeinsame Grundlage, zu der beide Seiten zurückkehren können. Er definiert bestenfalls, wie mit unvorhergesehenen Situationen umgegangen wird, wer welche Risiken trägt und wie Änderungen berücksichtigt werden können.
Die Form – mündlich oder schriftlich?
Auch mündliche Vereinbarungen sind – mit bestimmten Ausnahmen – wirksam. Das Problem ist nicht die Wirksamkeit, sondern der Beweis. Wenn es zum Streit kommt, wird es schwierig: Was wurde wirklich vereinbart? In welchem Kontext? Mit welchen Bedingungen? Ohne dokumentierten, einheitlichen Vertrag können höchstens Fragmente aus E-Mails, Chatverläufen oder gemeinsamen Notizen herangezogen werden. Schlimmstenfalls steht es Aussage gegen Aussage.
In solchen Fällen ist es nicht verwunderlich, wenn beide Parteien ehrlich davon überzeugt sind, unterschiedliche Dinge vereinbart zu haben. Das liegt nicht an Böswilligkeit, sondern an menschlicher Wahrnehmung. Wir erinnern uns selektiv, interpretieren Gesagtes unterschiedlich und ergänzen Lücken mit dem, was für uns logisch erscheint. Ein professionell verhandelter und ausgearbeiteter Vertrag verhindert diese Missverständnisse von vornherein oder trägt zumindest dazu bei, Konflikte schnell, günstig und gesichtswahrend zu lösen.
Die öffentliche Hand: Verträge sind Pflicht, nicht Kür
Öffentliche Auftraggeber sind bei der Beschaffung von IT-Leistungen gehalten, EVB-IT Verträge abzuschließen. Jedoch auch diese Muster sind kein Garant für eine erfolgreiche Formulierung des für die zu beschaffenden Leistungen benötigten Regelwerks. Einzelfallbezogene Anpassungen sind, jedenfalls in komplexeren Projekten, in aller Regel erforderlich.
Der richtige Zeitpunkt ist jetzt
Der beste Zeitpunkt für einen Vertrag ist vor Beginn der Leistungserbringung. Sobald die Arbeiten begonnen haben, entstehen Sachzwänge und Abhängigkeiten. Die Verhandlungsposition verschiebt sich und Unstimmigkeiten werden schwerer aufzulösen.
Nehmen Sie sich die Zeit, die zu erbringenden Leistungen zu definieren, die notwendigen Regelungen für die Leistungserbringung auszuhandeln und das Ergebnis zu dokumentieren. Die Zeit, die sie jetzt investieren, schützt sie vor kostspieligen Nachverhandlungen.
Ist ihr Projekt bereits in Schieflage und stellen Sie Probleme mit dem Vertrag fest: Gehen sie den Konflikt früh und gründlich an! Nach unserer Erfahrung ist das der beste Weg, auch solche Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen.
Verträge sind Investitionen in den Projekterfolg
Ein Vertrag ist kein notwendiges Übel, sondern ein Zeichen von Professionalität und gegenseitigem Respekt. Er schützt beide Seiten, schafft Klarheit und verhindert Missverständnisse. Besonders bei technisch und rechtlich komplexen IT-Leistungen ist er unverzichtbar.
Wer heute auf gute Vertragsgestaltung verzichtet, spart keine Zeit, sondern schiebt Probleme nur in die Zukunft. Und wenn diese Probleme dann auftreten, übersteigen die Kosten für eine Lösung den Aufwand für eine saubere vertragliche Grundlage von Anfang an.
In unserem Blog werden wir über die nächsten Monate einige Grundlagen der IT-Vertragsgestaltung darstellen. Bleiben Sie auf dem Laufenden!
Benötigen Sie Unterstützung bei der Vertragsgestaltung oder haben Sie Fragen zu Ihren bestehenden Verträgen?
Wir unterstützen Sie gerne dabei, die vertragliche Grundlage für Ihr Projekt zu optimieren, so dass Sie Ihr Ziel erreichen. Kontaktieren Sie uns per E-Mail an info@legit-kanzlei.de.