Die Vergütung eines IT-Projekts ist in erster Linie ein kaufmännischer und kein rechtlicher Aspekt der Vereinbarung. Jedoch sollten beide Parteien den erheblichen Einfluss der Gestaltung von Vergütungsregelungen auf den Projektverlauf nicht übersehen. Aus Auftragnehmersicht kann eine durchdachte Vergütungs- und Abrechnungsklausel für einen auskömmlichen Auftrag entscheidend sein. Dem Auftraggeber bietet eine gute Vertragsgestaltung an dieser Stelle nicht weniger wichtige Einflussmöglichkeiten auf den Projekterfolg. Wir sehen in der Praxis regelmäßig Verträge, die die beiderseitigen Interessen nicht ausreichend abbilden und dadurch den Projekterfolg gefährden.
Unabhängig davon, ob es sich um einen Werk- oder Dienstvertrag handelt, stehen für IT-Projekte im Wesentlichen zwei Vergütungsmodelle zur Verfügung: „Time & Material“ oder Pauschalfestpreis. Diese können vertraglich modifiziert oder auch kombiniert werden.
Die Vergütungsregelung selbst wird regelmäßig um Regelungen zu Abrechnungsturnus und -modalitäten ergänzt. Neben dem Gesamtbetrag ist gerade bei lang laufenden Projekten ebenso wichtig, im beiderseitigen Interesse ausreichende Liquidität sicherzustellen. Dokumentationsobliegenheiten im Rahmen der Abrechnung sollten nicht allein als Misstrauen des Auftraggebers angesehen werden, sondern geben dem Auftragnehmer die Möglichkeit, selbst bei Abweichungen durch Transparenz Vertrauen aufzubauen und dem Auftraggeber ein Instrument zur internen Rechtfertigung von Mehrkosten an die Hand.
Der Beitrag beleuchtet einige vertragliche Gestaltungsmöglichkeiten zu Vergütungsmodellen, ohne auf mögliche weitere Rechtsprobleme, z. B. im Zusammenhang mit Vergaberecht, einzugehen.
Der Pauschalfestpreis
Das aus Sicht des Auftraggebers jedenfalls auf den ersten Blick einfachste Vergütungsmodell ist der Pauschalfestpreis, durch den er das Kalkulationsrisiko vollständig dem Auftragnehmer auferlegt: Unabhängig vom konkreten Aufwand, der zur Erbringung der vereinbarten Leistung erforderlich ist, bezahlt der Auftraggeber einen von vorneherein feststehenden Preis. Das kann zu einer erheblichen Preiserhöhung führen, da der Auftragnehmer das für ihn bestehende Kostenrisiko einkalkuliert. Außerdem verschiebt, was nach maximaler Kostenkontrolle klingt, das Kostenrisiko letztendlich nur in stärkerem Maße in die Leistungsbeschreibung und in Change Requests (CRs) und schafft damit falsche Sicherheit: Ungenauigkeiten und Interpretationsmöglichkeiten im Pflichtenheft könnten vom Auftragnehmer genutzt werden, um über zusätzlich zu vergütende Änderungsaufträge die Gesamtvergütung zu erhöhen. Das ist für den Auftraggeber nicht von Anfang an absehbar, im laufenden Projekt schwer zu kontrollieren und im Ergebnis unbefriedigend. Zusätzlich beschädigt ein solcher Projektablauf leicht gegenseitiges Vertrauen und beeinträchtigt die Motivation auf beiden Seiten.
Trotzdem gilt grundsätzlich: Ist ein Pauschalfestpreis vereinbart, gilt dieser erst einmal verbindlich und der Auftragnehmer sollte mit einer späteren Anpassung nicht rechnen. Der Auftragnehmer übernimmt insofern das Kostenrisiko auch für den Fall, dass sich der Auftrag als nicht auskömmlich herausstellt. Eine Anpassung ist nur in Ausnahmefällen möglich, etwa bei Störung der Geschäftsgrundlage oder Mehrkosten durch eine Verletzung von Mitwirkungspflichten.
Die gängigsten Bezugspunkte eines Pauschalfestpreises sind ein bestimmter Erfolg (z. B. die Erstellung der in der im Pflichtenheft beschriebenen Software) im Werkvertrag oder die Erbringung insbesondere einer Dienstleistung (z. B. Hotline) über einen definierten Zeitraum. In agilen Projekten werden Pauschalfestpreise auch entweder gleichbleibend je durchgeführtem Sprint oder variierend für jeden Sprint-Scope vereinbart.
Auftraggeber sollten bei der Vereinbarung eines Festpreises besonders darauf achten, dass die Vergütungsvereinbarung tatsächlich sämtliche Haupt- und Nebenleistungen einschließt. Auch ein fester Stundensatz für eventuelle Change Requests und ein Prozess für das Änderungsmanagement, einschließlich verbindlicher Aufwandsklärung seitens des Auftragnehmers, sollte von Beginn an festgeschrieben werden.
Wie bereits oben geschrieben, gewinnt die Leistungsbeschreibung durch den Festpreis zusätzlich an Bedeutung, damit der Auftraggeber die mit dem Festpreis beabsichtigte Kostensicherheit nicht „durch die Hintertür“ wieder verliert. Die Leistung sollte gerade auch in ihrer Qualität so klar, eindeutig und abschließend beschrieben sein, dass der angestrebte Wert der Leistung nicht durch einen noch vertragsgemäßen, aber niedrigeren Umsetzungsstandard beeinträchtigt wird, als geplant. Auf Grundlage der Leistungsbeschreibung muss im laufenden Projekt jederzeit eindeutig zu beurteilen sein, welche Arbeiten bereits ursprünglich geschuldete Leistungen sind und was neue Anforderung und damit Gegenstand eines gesondert zu vergütenden CR ist. Für eine Trennbarkeit der CR-Leistungen vom ursprünglichen Leitungsumfang auch in der Abrechnung ist darüber hinaus eine genaue Dokumentation der Arbeiten erforderlich und entsprechend zu vereinbaren. Auch auf die Konkretisierung und Beschränkung von Mitwirkungspflichten sollte besonders geachtet werden.
Auftragnehmer sollten im Vorfeld des Vertragsabschlusses die Aufklärung der Kalkulationsgrundlagen ernst nehmen und ihre Kalkulation dokumentieren. Letzteres dient dazu, eine Vergütungsanpassung durchsetzen zu können, sollten sich im Projektverlauf beiderseits getroffene Annahmen als falsch herausstellen. Auftragnehmer sollten darüber hinaus beachten, dass der Pauschalfestpreis grundsätzlich erst mit Abnahme der (Gesamt-)Leistung fällig wird. Auftragnehmer sollten deshalb geeignete Zahlungspläne vereinbaren.
Aufwandsvergütung
Das Vergütungsmodell, bei dem nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet wird, wird auch „Time & Material“ genannt. Bei der Vereinbarung einer Vergütung nach Time & Material trägt der Auftraggeber das wirtschaftliche Risiko. Das Kostenrisiko verschärft sich noch, handelt es sich um eine Werkleistung: Umsetzungsverantwortung und damit die Wahl des Umsetzungsweges sowie regelmäßig deutlich überwiegendes Know-How liegen hier beim Auftragnehmer. Die Kostenkontrolle des Auftraggebers ist damit im Grundsatz stark eingeschränkt. Im Dienstvertrag trägt der Auftragnehmer dagegen zwar weder Erfolgs- noch Kostenrisiko, der Auftraggeber hat hier jedoch vertragstypisch den größeren Einfluss auf die Art und Weise der Auftragsdurchführung. In beiden Konstellationen ist die vertragliche und praktische Ausgestaltung des Projekts entscheidend.
Der Auftraggeber sollte auf eine klare Definition der vergütungsrelevanten Parameter achten: In welchen Bruchteilen werden angefallene Stunden abgerechnet? Wieviele Stunden können pro Tag abgerechnet werden? Wie werden Auslagen z. B. für Dritt-Lizenzen erstattet und welche Lizenzen sind erstattungsfähig? Auch ist es üblich, verschiedene Stundensätze für unterschiedliche Rollen von Projektbeteiligten festzulegen.
Auch detaillierte Regelungen zur Dokumentation abzurechnender Leistungen sind entscheidend, um nicht jede Kostenkontrolle aus der Hand zu geben.
Aufwandsvergütung mit Vergütungsobergrenze
Für den Auftraggeber deutlich attraktiver ist eine Aufwandsvergütung mit einer Vergütungsobergrenze. Die grundsätzliche Abrechnung nach Time & Material wird dabei auf einen Höchstbetrag gedeckelt, während die vollständige Erbringung der Leistung weiterhin geschuldet bleibt.
Damit reduziert der Auftraggeber über die Deckelung sein Kostenrisiko, während ein niedrigerer Aufwand sich zu seinen Gunsten kostensenkend auswirkt. Es handelt sich gewissermaßen um eine Kombination beider Modelle zugunsten des Auftraggebers. In werkvertraglichen Konstellationen garantiert der Auftragnehmer damit die Richtigkeit eines Kosten(vor)anschlags.
Bonus- und Malus-System
Alternativ zu einer Vergütungsobergrenze kann ein komplexes System von Bonus- und Malus-Regelungen vereinbart werden, um die beiderseitigen Interessen noch besser abzubilden. In einem solchen System können schnellere oder auch bessere Ergebnisse belohnt werden, während Verzögerungen zu einer geringeren Vergütung führen.
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