Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) sind standardisierte Vertragsvorlagen, die von öffentlichen Auftraggebern (insbesondere Bund, Länder, Kommunen) verwendet werden. Sie wurden zwischen dem Kooperationsausschuss ADV Bund/Länder/Kommunaler Bereich (KoopA ADV) und dem Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) verhandelt.
Mit den EVB-IT sollen einheitliche vertragliche Grundlagen für die Beschaffung von IT-Leistungen durch die öffentliche Hand sichergestellt werden. Öffentliche Vergabestellen sind grundsätzlich verpflichtet, IT-Leistungen unter den Bedingungen der EVB-IT zu beschaffen (siehe z. B. für Bundesbehörden VV Nr. 4.3 zu § 55 BHO). Einen Anspruch von Auftragnehmern auf Verwendung der EVB-IT durch die öffentliche Hand gibt es jedoch nicht.
Welche IT-Leistungen sind abgedeckt?
Die bestehenden zwölf EVB-IT Verträge decken den gesamten relevanten IT-Leistungsbereich ab. Hierzu gehört
die Beratung zu IT-Themen im Rahmen von Dienstverträgen,
die Beschaffung von Hard- und Software „isoliert“ oder als IT-System im Rahmen von Kauf-, Miet- und Werkverträgen, sowie
die Wartung von Hardware bzw. Pflege von Software im Rahmen von Werkverträgen.
Mit dem EVB-IT Cloudvertrag wurde im Jahr 2022 auch die Beschaffung von Cloud-Leistungen, z. B. SaaS, PaaS und IaaS, vertraglich erfasst.
Zusätzlich steht seit 2024 die EVB-IT Rahmenvereinbarung zur Verfügung, die sich auf einzelne oder mehrere der elf Einzelverträge beziehen kann.
(Die Unterscheidung der Vertragsarten haben wir hier für Sie aufbereitet.)
(Quelle: BMI)
Die EVB-IT stehen auf der Webseite des Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung zum Download bereit.
Der EVB-IT Rahmenvertrag wird über die Anwendung EVB-IT Digital zur Verfügung gestellt.
Wie standardisiert sind IT-Verträge?
EVB-IT Verträge sind keine fertigen Verträge. Die Vertragstexte sind flexibel, indem sie per Checkboxen aktivierbare Textbausteine und Platzhalter für bestimmte Inhalte enthalten.
EVB-IT Verträge bestehen aus
den vom öffentlichen Auftraggeber im Rahmen der Checkboxen und Platzhalter festgelegten Vertragstexten,
einer vom öffentlichen Auftraggeber erstellten Leistungsbeschreibung,
weiteren vom öffentlichen Auftraggeber erstellten Dokumenten, wie z. B. separate Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarungen, sowie Anforderungen an die IT-Sicherheit,
den zugehörigen EVB-IT AGB,
den Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) und
den Angebotsunterlagen des Auftragnehmers.
Bieter-AGB sind grundsätzlich zugelassen, soweit sie nicht den EVB-IT widersprechen (Achtung: diese Formulierung kann im Streitfall zu Schwierigkeiten führen, da häufig unklar ist, welche Regelungen sich tatsächlich in welcher Hinsicht widersprechen oder etwa „nur“ ergänzen!). In den EVB-IT Cloud ist ein spezielles Feld zur Einbeziehung von Bieter-AGB oder Teilen hiervon vorgesehen. Auch diese Bieter-AGB sind gemäß dem EVB-IT Cloud Muster nachrangig zu den Regelungen der EVB-IT Cloud.
Alle EVB-IT Vertragsmuster enthalten einen Abschnitt „Sonstige Vereinbarungen“, über den öffentliche Auftraggeber Ergänzungen zu und Abweichungen von den standardisierten EVB-IT regeln können. Hierauf ist stets besonderes Augenmerk zu legen, da dort erhebliche Abweichungen vom Verhandlungsergebnis des KoopA ADV und des BITKOM enthalten sein können.
Kann über den Inhalt von IT-Verträgen verhandelt werden?
Für die Durchführung von Auftragsvergaben der öffentlichen Hand gilt das Vergaberecht. Dieses sieht im Regelfall des sogenannten offenen Verfahrens nicht vor, dass über den Vertragsinhalt verhandelt wird. Nur unter bestimmten Voraussetzungen besteht die Möglichkeit der Durchführung von Verhandlungsverfahren. In diesen Fällen kann auch über den Inhalt der EVB-IT Vertragstexte und der EVB-IT AGB verhandelt werden.
Bieter müssen bei der Erstellung ihres Angebots penibel darauf achten, keine von der Leistungsbeschreibung oder den sonstigen leistungsbezogenen Regelungen abweichende Leistungen anzubieten. Dies könnte als Änderung oder Ergänzung der Vergabeunterlagen aufgefasst werden und den Ausschluss ihres Angebots zur Folge haben.
Sind EVB-IT günstig für Unternehmen?
Da die EVB-IT mit dem BITKOM als Interessenverband der IT-Wirtschaft verhandelt wurden, könnte darauf geschlossen werden, dass unternehmerische Interessen besonders berücksichtigt werden. Und grundsätzlich schaffen die Regelungen einen angemessenen Interessenausgleich.
Nicht zuletzt wegen der Auswahl- (Checkboxen, s. o.) und Änderungsmöglichkeiten durch den öffentlichen Auftraggeber ist jedoch zu beachten, dass der konkret ausgeschriebene EVB-IT Vertrag erhebliche Anpassungen zu Lasten des Auftragnehmers enthalten kann. Dies ist von Abweichungen der Vergütungsfrist über den Ausschluss der Vergütung von Reise- und Nebenkosten bis zum Ausschluss der Haftungsbegrenzung denkbar, um nur wenige relevante Vertragsbestandteile zu nennen.
Eine sorgfältige Prüfung der Vertragsunterlagen ist also auch bei der Verwendung von EVB-IT notwendig, um sich für oder gegen die Abgabe eines Angebots auf Grundlage einer ausreichenden Nutzen-Risiko-Abwägung entscheiden zu können.
Dürfen EVB-IT nur von der öffentlichen Hand genutzt werden?
EVB-IT können auch von jedem Privatunternehmen für eigene Verträge verwendet werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass das Verhandlungsergebnis des KoopA ADV und des BITKOM das Verhältnis zwischen Verwaltung und Unternehmen abbildet. Im b2b-Verhältnis und gerade für Ihr Unternehmen könnten bestimmte Regelungen nicht das abbilden, was Ihren Interessen am besten entspricht. Als „Ideengeber“ sind EVB-IT sicherlich hilfreich – für den konkreten Anwendungsfall sollten jedoch die tatsächlichen und rechtlichen Anforderungen für Ihr Leistungsangebot genauer unter die Lupe genommen und ein hierauf passgenauer Vertrag erstellt werden.
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